Das Problem mit schlecht visualisierten KPIs
Ein häufiges Problem in Unternehmen ist, dass Dashboards mit Kennzahlen zwar vollgepackt mit Informationen sind, aber niemand wirklich weiß, was er damit anfangen soll. Eine Zahl steht da, daneben vielleicht ein Prozentzeichen, und der Betrachter muss selbst rätseln: Ist das gut oder schlecht? Besser oder schlechter als letzten Monat? Was sollte ich jetzt tun?
Wir sehen oft, dass gerade in Power BI die technische Machbarkeit im Vordergrund steht. Visualisierungen werden gebaut, weil sie möglich sind, nicht weil sie der beste Weg sind, eine Kennzahl zu kommunizieren. Das ist verständlich – technisch ist viel machbar. Aber für den Geschäftsführer oder den Operativen Leiter ist das irrelevant. Er braucht klare Antworten, nicht technische Spielereien.
Wir versus Datenmengen: Der Unterschied liegt in der Kontextualisierung
Ein KPI ist kein isolierter Zahlenwert. Ein KPI ist immer eine Frage: “Wie ist es jetzt, und wie war es vorher?” oder “Wie ist es jetzt, und wie sollte es sein?”. Ohne diese beiden Bezugspunkte ist jede Kennzahl sinnlos.
Wenn wir in Power BI einen Umsatz von 245.000 Euro darstellen, können wir das auf mehrere Weisen tun. Wir könnten eine einfache Zahl zeigen – aber was sagt das aus? Wenig. Besser ist es, Vergleiche sichtbar zu machen. Der Vorjahresmonat könnte daneben stehen. Die Abweichung in Prozent. Oder der Trend der letzten zwölf Monate als kleine grafische Linie. Jeder dieser Zusätze gibt dem Zahlenwerk einen Kontext.
Wir empfehlen, KPIs immer mit mindestens drei Ebenen zu denken: die aktuelle Zahl selbst, die Veränderung zur Vorperiode, und das Ziel oder der Richtwert. So weiß jeder Betrachter sofort, ob etwas im Plan liegt oder nicht.
Farben und Symbole als universale Sprache
In unserer Arbeit mit Unternehmen zeigt sich immer wieder: Menschen erfassen visuelle Signale schneller als Zahlen. Ein roter Indikator bedeutet “Achtung”, ein grüner bedeutet “Alles in Ordnung”. Das funktioniert, aber nur wenn es konsistent und sparsam verwendet wird.
Wir sehen häufig Dashboards, die mit Farben überfordert sind. Manche nutzen Rot-Gelb-Grün für jeden zweiten KPI, manche verwenden willkürliche Farbschemas, manche haben fünf verschiedene Nuancen, die niemand unterscheiden kann. Das führt zu Verwirrung statt Klarheit.
Besser ist ein klares System: Grün, wenn eine Kennzahl über dem Ziel liegt. Orange oder Gelb für den Bereich um das Ziel herum. Rot, wenn es deutlich unter dem Ziel ist. Und wichtig: Diese Regeln sollten im ganzen Dashboard gleich sein. Wenn die Umsatzquote grün ist, wenn sie über 95 Prozent liegt, dann sollte auch die Kostenquote grün sein, wenn sie unter 5 Prozent liegt – nicht nach irgendeinem anderen Schema.
Symbole verstärken das. Ein kleiner Pfeil nach oben neben der Zahl signalisiert Wachstum. Ein Pfeil nach unten signalisiert Rückgang. Ein gleichbleibender Strich bedeutet Stabilität. Diese visuellen Zusätze werden unbewusst verarbeitet und beschleunigen das Verständnis erheblich.
Größe und Hierarchie: Was ist wirklich wichtig?
Ein anderes Problem ist fehlende Hierarchie. Manche Unternehmen stellen Dutzende KPIs auf einem Dashboard dar, alle in der gleichen Größe, alle gleich prominent. Das ist überfordernd. Der Geschäftsführer hat keine Zeit, dreißig Zahlen zu lesen und mental zu gewichten, welche davon wirklich relevant sind.
Wir empfehlen stattdessen, eine klare Hierarchie zu etablieren. Der wichtigste KPI – beispielsweise der Gesamtumsatz – sollte groß und prominent platziert sein. Darunter folgen unterstützende Kennzahlen, die erklären, warum der Gesamtumsatz diese Höhe hat. Das könnten nach Produktgruppen aufgeschlüsselte Umsätze sein, oder Umsatz nach Kundentyp. Diese sind kleiner, aber strukturiert.
Zusätzlich sollte der Aufbau logisch sein. Verwandte KPIs sollten räumlich zusammen platziert werden, nicht verstreut. Ein schneller Blick sollte ausreichen, um die wichtigsten Trends zu erfassen.
Sparsamkeit als Design-Prinzip
Weniger ist mehr – dieser Satz klingt abgedroschen, ist aber fundamental wahr für Dashboard-Design. Ein Dashboard, das versucht, alles zu zeigen, hilft niemandem. Es verwirrt stattdessen.
Wir sehen oft, dass Datenanalysten und BI-Spezialisten alle Daten visualisieren möchten, die sie erheben. Das ist verständlich aus der Daten-Perspektive, aber falsch aus der Business-Perspektive. Ein Dashboard für den Geschäftsführer sollte vielleicht vier bis acht KPIs zeigen, nicht vierzig.
Wenn man zu viel anzeigt, überladen sich die Dashboards optisch. Farben verlieren an Wirkung. Trends werden schwer erkennbar. Und der Betrachter wird kognitiv überfordert – er kann nicht mehr rational entscheiden, worauf er sich konzentrieren sollte.
Besser ist es, mehrere spezialisierte Dashboards zu bauen: eines für den Geschäftsführer mit den obersten Leitlinien, eines für den Vertriebsleiter mit produkts- und kundenspezifischen Metriken, eines für die Buchhaltung mit finanzdetails. Jeder Dashboard beantwortet eine spezifische Frage und hilft einer spezifischen Person, bessere Entscheidungen zu treffen.
Storytelling durch Abfolge
Ein oft unterschätztes Element ist die räumliche Abfolge der KPIs. Wir können ein Dashboard so gestalten, dass es eine Geschichte erzählt. Oben die hohe Ebene – der Gesamtumsatz, das Gesamtergebnis. Darunter folgt die mittlere Ebene – die Zerlegung nach Segmenten. Und darunter die operative Ebene – die Details, die erklären, warum es zu dieser Situation gekommen ist.
Wer das Dashboard von oben nach unten liest, versteht also die Kausalkette: Das Ergebnis ist das, es setzt sich zusammen aus diesen Komponenten, und diese Komponenten haben diese operativen Ursachen. Das ist deutlich besser, als alle Zahlen wild durcheinander zu zeigen.
Die Praxis: Ein Beispiel durchgedacht
Nehmen wir ein konkretes Szenario: Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Vertriebsteams möchte seinen Sales-Leistungsstand visualisieren. Ein schlecht gestaltetes Dashboard könnte so aussehen: Ein großes Balkendiagramm mit dem Umsatz aller Teams nebeneinander, eine Tabelle mit Einzelzahlen, vielleicht noch eine Karte mit Kundenverteilung.
Besser wäre: Oben prominent der Gesamtumsatz der aktuellen Periode, daneben die Abweichung zum Vorjahr in Prozent mit farblicher Markierung, daneben das Ziel für die Periode und wie viel Prozent davon erreicht ist. Darunter ein kleines Trend-Sparkline, das die letzten zwölf Monate zeigt. Dann folgen die Umsätze der einzelnen Teams, geordnet von oben nach unten, mit der gleichen Farblogik (grün = über Ziel, orange = nahe am Ziel, rot = deutlich unter Ziel). Jedes Team-Ergebnis ist klickbar und führt zu den kundenspezifischen Details für dieses Team. So kann ein Benutzer in Sekunden sehen, wo das Gesamtgeschäft steht, und kann dann gezielt in die Details gehen, wenn etwas Rotes auffällt.
Die technische Umsetzung bleibt transparent
Wenn wir KPIs auf diese Weise denken, wird die technische Umsetzung in Power BI eigentlich einfacher. Wir brauchen nicht jede erdenkliche Visualisierungsart. Wir brauchen Kartenvizualiserungen für große Zahlen mit Kontext, kleine Mehrlinien-Diagramme für Trends, einfache Tabellen für Detailtiefen und farbliche Markierungen basierend auf einfachen Regeln.
Die Power BI DAX-Formeln werden sauberer, wenn man weiß, was man berechnen will. Die Performance wird besser, weil wir nicht unnötig komplexe Visualisierungen laden. Die Wartung wird einfacher, weil das Design nachvollziehbar ist.
Fazit: Visualisierung ist Kommunikation
Wir sehen KPI-Visualisierung nicht als technisches Problem, sondern als Kommunikationsproblem. Die Frage ist nicht: “Was kann ich alles zeigen?”, sondern: “Was muss diese Person wissen, um die richtige Entscheidung zu treffen?”
Wer diese Perspektive einnimmt und dann in Power BI umsetzt, baut Dashboards, die tatsächlich genutzt werden. Die Geschäftsführer schauen darauf und verstehen sofort, wo sie stehen. Die Teams sehen ihre Leistung und können reagieren. Und das ist letztlich der Sinn von BI.
Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind, wie Sie Ihre eigenen KPIs besser strukturieren und visualisieren könnten – wir helfen gerne. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.