Das Problem der ungenutzten ERP-Daten
Fast jedes mittelständische Unternehmen betreibt ein ERP-System. Jahrelang wurden Rechnungen, Lieferungen, Lagerbewegungen und Personalzahlen darin dokumentiert. Die Datenmengen sind erheblich. Doch zwischen Datenerfassung und Datennutzung klafft oft eine riesige Lücke.
Viele Unternehmen berichten, dass ihre ERP-Daten zwar vorhanden sind, aber nicht wirklich genutzt werden. Die Gründe sind vielfältig: Die Daten liegen verteilt vor, niemand versteht die genaue Struktur, es fehlen die Werkzeuge zur Analyse, oder es ist einfach unklar, welche Fragen man überhaupt stellen sollte.
Das Ergebnis ist unbefriedigend. Geschäftsführer treffen Entscheidungen auf Bauchgefühl statt auf Basis von Fakten. Verbesserungspotenziale werden übersehen. Chancen bleiben ungenutzt.
Warum der richtige Einstiegspunkt entscheidend ist
Wer ERP-Daten erstmals nutzbar machen möchte, scheitert oft an der Größe der Aufgabe. Die Versuchung ist groß, sofort alles analysieren zu wollen: Jeden Prozess durchleuchten, alle Kennzahlen berechnen, sämtliche Szenarien durchspielen. Das ist unrealistisch und führt zu Frustration.
Wir empfehlen einen anderen Ansatz: Klein anfangen, schnell Erfolg erleben, dann ausbauen. Das bedeutet, einen Einstiegspunkt zu wählen, der folgende Kriterien erfüllt:
Erstens sollte das Problem konkret und schmerzhaft sein. Es muss also etwas geben, das das Unternehmen wirklich ärgert und Zeit kostet. Zweitens sollten die relevanten Daten bereits im ERP-System vorhanden sein – nicht verstreut in Excel-Dateien oder anderen Systemen. Und drittens sollte die Lösung in überschaubarer Zeit erreichbar sein, nicht erst nach Monaten.
Klassische Einstiegspunkte in der Praxis
Bestandsmanagement und Lagerübersicht
Ein häufiger Einstiegspunkt ist die Frage nach dem tatsächlichen Lagerbestand. Ein typisches Szenario: Der Materialleiter arbeitet jeden Morgen mit Tabellenkalkulationen, um Bestände zu prüfen, Lieferverzögerungen zu identifizieren und Engpässe vorherzusehen. Er erstellt Listen manuell aus dem ERP-System, aktualisiert sie täglich und versucht, den Überblick zu behalten.
Die gute Nachricht ist, dass diese Informationen bereits im ERP vorhanden sind. Sie müssen nur sichtbar gemacht werden. Eine einfache Auswertung, die zeigt, welche Materialien unter kritischen Mengen liegen, welche überlagern und welche am schnellsten rotieren, spart erheblich Zeit. Und sie gibt dem Materialleiter die Fakten, um bessere Bestellentscheidungen zu treffen.
Verkaufs- und Rentabilitätsübersicht
Ein anderer klassischer Einstiegspunkt ist die Frage: Welche Kunden, Produkte oder Aufträge sind wirklich profitabel? Viele Unternehmen wissen das nicht exakt. Sie kennen den Umsatz, aber nicht die echte Marge. Warum? Weil die relevanten Kosten über verschiedene Stellen im ERP verteilt sind – Materialkosten hier, Lohnkosten dort, Gemeinkosten irgendwo anders.
Ein Einstieg an dieser Stelle bedeutet, diese Kostenströme zusammenzubringen und dann zu zeigen, wo der Unternehmen tatsächlich Geld verdient und wo es verliert. Das ist überraschend oft aufschlussreich. Manche Produkte, die als Bestseller gelten, sind bei genauer Betrachtung kaum rentabel. Und andere, denen weniger Aufmerksamkeit gilt, sind Gewinnbringer.
Lieferketten-Transparenz
Ein drittes Beispiel ist die Frage nach Lieferantenperformance und Lieferzeiten. Ein klassisches Szenario: Es gibt immer wieder Verzögerungen, Reklamationen oder Ausfälle von Lieferanten. Die Einkäufer versuchen, die wichtigsten Lieferanten im Blick zu behalten, aber es fehlt ein systematischer Überblick. Wer liefert konsistent pünktlich? Wer hat die besten Qualitätsquoten? Wo gibt es Probleme?
Auch hier sind die Daten vorhanden: Liefertermine, tatsächliche Ankunftsdaten, Mängel, Reklamationen. Sie sind nur nicht zusammengefasst. Eine systematische Auswertung ermöglicht es, Lieferanten bewusst auszuwählen und Verhandlungen faktengestützt zu führen.
Wie man die Machbarkeit prüft
Bevor wir mit der Arbeit an einem Einstiegspunkt beginnen, lohnt sich eine ehrliche Prüfung: Sind die Daten wirklich verfügbar und in welcher Qualität?
Ein typischer Check sieht so aus: Wir schauen uns an, wie Daten erfasst werden. Werden Bestellungen tatsächlich mit Ankunftsdatum abgeschlossen? Werden Kosten systematisch erfasst oder nur grob geschätzt? Existieren Kundenstammdaten oder ist das durcheinander? Es reicht nicht, dass die Felder im ERP theoretisch vorhanden sind – sie müssen auch befüllt sein.
Ist die Datenqualität mangelhaft, kann auch die beste Analyse nichts Sinnvolles produzieren. In solchen Fällen ist es manchmal besser, erst bei der Datenerfassung anzufangen, bevor man Auswertungen baut.
Momentum aufbauen
Wenn der Einstiegspunkt richtig gewählt ist, passiert etwas Wichtiges: Plötzlich haben Menschen im Unternehmen bessere Informationen für ihre tägliche Arbeit. Der Materialleiter sieht sofort, wo es eng wird. Der Vertriebsleiter versteht endlich, welche Geschäfte rentabel sind. Der Einkäufer kann Lieferanten bewusst bewerten.
Dieser schnelle Nutzen schafft Momentum. Menschen beginnen, neue Fragen zu stellen. “Können wir auch das analysieren?” “Was ist mit jenem Bereich?” Das ist genau der richtige Moment, um zu expandieren.
Wir sehen in der Praxis, dass Unternehmen, die mit einem klar definierten, schmerzhaften Problem starten, am schnellsten zu einer Datenkultur finden. Nicht weil sie alles auf einmal verstehen wollen, sondern weil sie einen konkreten Nutzen erleben und davon mehr wollen.
Der nächste Schritt
ERP-Daten sind ein Vermögen – aber nur, wenn sie nutzbar gemacht werden. Der erste Schritt ist nicht, alles auf einmal zu digitalisieren oder zu analysieren. Der erste Schritt ist, einen konkreten Schmerz zu identifizieren und diesen faktengestützt zu lindern.
Wenn Sie nicht sicher sind, wo dieser erste Schritt in Ihrem Unternehmen liegen sollte, lohnt sich ein Gespräch. Wir helfen gerne dabei, den sinnvollsten Einstiegspunkt zu finden und die ersten Analysen aufzubauen.
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