Das Problem der verteilten Verantwortung
In vielen Unternehmen ist unklar, wer eigentlich für Datenqualität verantwortlich ist. Der Vertrieb erfasst Kundendaten nach seinen Regeln, die Buchhaltung nach anderen Kriterien, und das Lager meldet Bestände, wie es gerade passt. Das Ergebnis sind Datenbestände, die sich widersprechen, veraltete Informationen und Entscheidungen, die auf falschen Grundlagen getroffen werden.
Wir sehen hier ein fundamentales Problem: Datenqualität wird oft als reines IT-Thema betrachtet. Aber das ist ein Missverständnis. Datenqualität entsteht dort, wo Daten entstehen – in den Geschäftsprozessen selbst. Und deshalb muss die Verantwortung dort auch angesiedelt sein.
Warum eine einzelne Datenverantwortliche Person notwendig ist
Es braucht jemanden, der den Überblick behält. Nicht jemanden, der alle Daten selbst erfasst – das wäre unrealistisch und kontraproduktiv. Sondern jemanden, der die Standards setzt, Verstöße erkennt und regelmäßig überprüft, wie es um die Datenqualität steht.
Ohne diese Zentralität passiert, was in vielen Betrieben üblich ist: Jede Abteilung kümmert sich um ihre Daten, oder gar nicht. Der Vertrieb denkt: Das ist nicht unsere Aufgabe. Die Technik denkt: Das ist eine Business-Angelegenheit. Und am Ende schleichen sich Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen ein, die niemand so richtig für verantwortlich hält.
Wir empfehlen, eine klare Rolle zu schaffen – oft wird diese als Datenmanager oder Data Steward bezeichnet – die organisatorisch eine echte Autorität hat. Das kann in kleineren Unternehmen eine Teilzeitstelle sein, muss aber mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet sein.
Die richtige Position im Unternehmen
Wo sollte diese Rolle angesiedelt sein? Das hängt von der Organisationsstruktur ab, aber ein paar Grundsätze gelten überall:
Die Datenverantwortung sollte nicht rein in der IT liegen. Das ist ein häufiger Fehler. Die IT kann unterstützen, Systeme bereitstellen und Prozesse technisch absichern – aber die Qualität der Daten selbst zu überwachen ist eine Business-Aufgabe. Ein reiner IT-Ansatz führt oft dazu, dass Anforderungen nicht richtig verstanden werden und technische Lösungen am eigentlichen Problem vorbeigehen.
Wir sehen es als sinnvoll an, die Datenverantwortung näher bei der operativen Geschäftsführung anzusiedeln. Manche Unternehmen packen sie in den Bereich Controlling oder Business Intelligence, andere unter den COO. Wichtig ist: Der Datenverantwortliche muss Zugang zu den Entscheidungsträgern haben und mit ihnen über Qualitätsprobleme sprechen können – auf Augenhöhe, nicht als nachgeordnete Service-Stelle.
Was der Datenverantwortliche konkret tun sollte
Die Aufgaben sind vielfältig. Wir beschreiben hier die wesentlichen:
Erstens: Datenstandards definieren. Das heißt konkret – Richtlinien festlegen, wie Kundennamen geschrieben werden, welches Datumsformat gilt, wie Produktnummern aufgebaut sind, welche Felder Pflichtfelder sind. Das klingt banal, ist aber entscheidend. Wenn jeder es anders macht, entsteht schnell ein Durcheinander.
Zweitens: Regelmäßig überwachen und berichten. Der Datenverantwortliche sollte mindestens monatlich einen Blick auf Qualitätsmetriken werfen – wie viele Datensätze sind unvollständig, wie oft kommen Duplikate vor, wie aktuell sind die Informationen wirklich. Diese Erkenntnisse sollten dann in Berichten landen, die der Geschäftsführung regelmäßig vorliegen.
Drittens: Mit den Abteilungen zusammenarbeiten. Das ist vielleicht die wichtigste Aufgabe. Der Datenverantwortliche muss verstehen, wie Daten in Vertrieb, Buchhaltung und Lager wirklich entstehen. Er muss mit den Teamleitern sprechen, Probleme nicht einfach von oben herab diktieren, sondern gemeinsam Lösungen entwickeln.
Viertens: Einmaliges Cleanup, danach kontinuierliches Management. Am Anfang steht oft eine Aktion an – alte Datenbestände bereinigen, Duplikate zusammenführen, fehlende Informationen nachtragen. Das ist zeitaufwändig. Aber noch wichtiger ist, dass danach nicht wieder alles verfällt. Der Datenverantwortliche sollte dafür sorgen, dass Qualitätsstandards eingehalten bleiben.
Die Rolle der einzelnen Abteilungen
Der Datenverantwortliche setzt Standards und überwacht – aber die Abteilungen sind für die Einhaltung zuständig. Das muss klar sein. Der Verkäufer, der einen neuen Kunden erfasst, muss wissen: Es gibt Spielregeln, an die ich mich halten muss. Das Lager muss verstehen: Die Daten, die ich eingebe, beeinflussen, ob andere Bereiche richtig entscheiden können.
Wir empfehlen, das nicht als Kontrolle zu framen, sondern als gegenseitiger Vorteil. Wer saubere Kundendaten pflegt, hat bessere Verkaufschancen. Wer zuverlässig Bestandsinformationen eingibt, verhindert Überraschungen bei der Produktion. Das macht mehr Sinn als bloße Regeldurchsetzung.
Wer sollte diese Rolle übernehmen?
Personal-technisch: Es braucht jemanden mit analytischem Verstand, aber auch mit Gespür für Menschen. Der ideale Datenverantwortliche versteht das Business, ist organisiert, kann mit Ambiguität umgehen und hat Durchsetzungsvermögen – ohne dabei arrogant zu wirken.
Oft ist das jemand aus dem kaufmännischen Bereich, manchmal aus Business Intelligence, manchmal jemand, der lange in einer Abteilung tätig war und nun diese horizontale Rolle übernimmt. Technisches Detailwissen ist weniger wichtig als strategisches Verständnis und Geschick in Zusammenarbeit.
Fazit: Klarheit schafft Qualität
Solange unklar ist, wer für Datenqualität verantwortlich ist, wird sie nicht besser. Es braucht eine Person, eine Rolle, eine klare Erwartung – kombiniert mit den richtigen Befugnissen und einer Position, von der aus sie gestalten kann.
Wir haben erlebt, dass diese Klarheit allein oft schon viel bewegt. Nicht weil die eine Person alles ändert, sondern weil das Unternehmen sich selbst daran erinnert, dass Datenqualität einen Wert hat und gepflegt werden muss.
Wenn Sie sich in dieser Situation wiedererkennen – unklar, wer sich um Datenqualität kümmert – dann könnte ein Gespräch über die richtige Struktur sinnvoll sein. Wir helfen gerne dabei, diese Rollen zu klären und erste Standards zu setzen. Schreiben Sie uns an unter /kontakt.